HANDS THAT MAKE A DIFFERENCE INC
DATOS AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE DYCD CONECTAN CONOCIMIENTOS PTS/EMS
Medio tiempo • NEW YORK
Responsive recruiter
Beneficios:
- Uniformes gratuitos
- Formación y desarrollo
El Asistente Administrativo de Datos es responsable de apoyar las funciones administrativas, operativas y de gestión de datos del Programa COMPASS financiado por el DYCD. Este puesto desempeña un papel fundamental para garantizar la precisión, organización e integridad de los registros de los participantes, la documentación de asistencia, los datos de inscripción, los archivos de cumplimiento y los requisitos de informes de programas.
Trabajando estrechamente con el Director del Programa y el personal del programa, el Asistente Administrativo de Datos ayuda a mantener operaciones eficientes del programa, apoya el cumplimiento de los requisitos de DYCD y contribuye al éxito general del programa mediante un mantenimiento efectivo de registros, gestión de datos, atención al cliente y soporte administrativo. Debe tener experiencia con la página web y los sistemas DYCD Connect PTS/EMS.
Deberes y responsabilidades esenciales
Gestión de Datos e Informes
- Mantener registros precisos de inscripción, asistencia y demografía de participantes.
- Introducir, actualizar y verificar la información de los participantes en bases de datos de programas y sistemas de seguimiento.
- Realizar auditorías rutinarias de datos para garantizar la precisión, integridad y cumplimiento.
- Ayudar a preparar informes sobre matrícula, asistencia, participación y resultados del programa.
- Apoyar la recopilación y organización de los datos necesarios para fines de reporte y seguimiento del DYCD.
- Mantener la confidencialidad y la seguridad de la información y los registros de los participantes.
Operaciones administrativas
- Proporcionar apoyo administrativo al Director del Programa y al personal del programa.
- Preparar, organizar y mantener archivos de programas, formularios y documentación.
- Ayuda a programar reuniones, formaciones, eventos y citas.
- Apoyar la preparación de materiales de programa, correspondencia y comunicaciones.
- Mantener suministros de oficina, inventarios de equipos y recursos administrativos.
- Ayuda con las funciones de recepción y atención al cliente según sea necesario.
Cumplimiento y documentación
- Asegurarse de que los archivos y documentación de los participantes cumplan con los requisitos del DYCD y de la organización.
- Supervisa los paquetes de inscripción y los formularios requeridos para comprobar su completitud.
- Apoyar la preparación para visitas de supervisión, auditorías y revisiones de programas.
- Ayuda a mantener informes de incidentes, formularios de consentimiento, registros de asistencia y documentación de cumplimiento.
- Seguimiento de los plazos y ayuda en la entrega oportuna de los informes y registros requeridos.
- Mantener sistemas organizados de archivo tanto para registros electrónicos como físicos.
Apoyo a Participantes y Familias
- Ofrecer un servicio al cliente profesional y cortés a los participantes, familias y visitantes.
- Ayudar a las familias con los procesos de inscripción, registro y documentación.
- Responder a consultas generales y dirigir a los participantes y familias al personal adecuado.
- Apoyar los esfuerzos de reclutamiento, divulgación y retención de participantes.
- Colaborar con eventos de participación familiar y actividades de programas según sea necesario.
Apoyo y colaboración en programas
- Colaborar con el personal del programa para apoyar las operaciones diarias y la implementación del programa.
- Colaborar con proyectos especiales, eventos, talleres e iniciativas de programas.
- Apoyar los esfuerzos de comunicación entre el personal, los participantes, las familias y los socios comunitarios.
- Participa en reuniones de personal, formaciones e iniciativas organizativas.
- Contribuye a un ambiente de trabajo positivo, organizado y eficiente.
Requisitos mínimos
Educación
- Se requiere el diploma de bachillerato o GED.
- Se prefiere un título de asociado en Administración de Empresas, Administración de Oficinas, Sistemas de Información, Servicios Humanos o un campo relacionado.
Experiencia
- Mínimo de un (1) año de experiencia en administración, gestión de oficinas, introducción de datos o soporte de programas.
- Se prefiere experiencia trabajando en organizaciones de desarrollo juvenil, educativas, sin ánimo de lucro o comunitarias.
- Se prefiere experiencia en el mantenimiento de bases de datos, registros de participantes e información confidencial.
- Experiencia ofreciendo atención al cliente y soporte administrativo en un entorno dinámico.
Conocimientos, habilidades y capacidades
- Sólidas habilidades organizativas y de registro.
- Excelente atención al detalle y precisión.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad para gestionar múltiples tareas y plazos simultáneamente.
- Dominio de Microsoft Office Suite, Google Workspace y sistemas de gestión de datos.
- Capacidad para mantener la confidencialidad y ejercer discreción.
- Un servicio al cliente sólido y habilidades interpersonales.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa como parte de un equipo.
Competencias Básicas
- Gestión de datos
- Operaciones administrativas
- Organización y planificación
- Atención al detalle
- Atención al cliente
- Comunicación
- Colaboración
- Responsabilidad
- Gestión del tiempo
- Mejora continua
Requisitos físicos
- Capacidad para sentarse, estar de pie y trabajar frente al ordenador durante largos periodos de tiempo.
- Capacidad para levantar y transportar suministros y materiales de oficina de hasta 25 libras.
- Capacidad para moverse por toda la instalación según sea necesario.
- Capacidad para viajar localmente para formaciones, reuniones y actividades relacionadas con el programa según sea necesario.
Certificaciones y autorizaciones requeridas
- Verificación de antecedentes
- Formación Obligatoria para Informantes
- Finalización de todas las formaciones DYCD requeridas
- Autorizaciones adicionales según lo requieran el DYCD y las políticas organizativas
Medidas de Rendición de Cuentas (KPI)
- Exactitud y completitud de los registros y datos de los participantes.
- Presentación oportuna de los informes y documentación requeridos.
- Cumplimiento de los requisitos de documentación y conservación de registros del DYCD.
- Cumplimiento de las responsabilidades de registro de matrícula y asistencia.
- Organización y mantenimiento de los archivos de participantes y programas.
- Atención al cliente y profesionalidad.
- Apoyo en visitas de seguimiento, auditorías y revisiones de programas.
- Contribución a la eficiencia global del programa y a la eficacia operativa.
Declaración de Igualdad de Oportunidades en el Empleo
Manos que Marcan la Diferencia es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades comprometido con fomentar un entorno laboral inclusivo y diverso. Celebramos la diversidad y estamos comprometidos a crear un entorno donde todos los empleados, participantes y familias sean tratados con dignidad, respeto y justicia.
Compensación: 17,00 $ - 20,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)